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控制成本有妙招

本文将告诉你分析企业各项开支的最佳策略。

文/ Joe Worth

分析支出趋势这项工作非常重要,但首先我需要问你一个问题:如果你是企业的掌舵人,你是否是最佳处理这项任务的人选?这个问题的答案非常重要。

如果你的企业设有CFO(首席财务官)一职,他/她应该着手帮你进行这类分析。具备良好财务控制能力的CFO,应该会非常积极地开展这项工作。请注意,这一点超出了大多数简单的记账员的经验及技能范畴。

我理解企业家自己探寻答案的初衷,所以,如果你想要自行掌握开支明细,或者你渴望了解CFO的工作,可以遵照以下几个步骤,逐层展开。

分析收入报表

在针对公司每项运行成本的开支进行摸底时,需要计算对应的资金回报及其在收入体系中的百分比。你的财务软件(如QuickBooks)应该能够轻松形成类似报告。将结果与上个月、最近三个月的平均值、今年前几个月以及上年同期的数据等进行比较。

其次,审视每一个数据背后的“原因”。我有一个客户,近期的货运车停车费较上个季度及去年都有非常明显的上升,这大大拉低了公司的收益。由此我们分析出该公司所在城市加强了停车管理,所以我们建议他改变送货时机,实行错峰制度,同时启动罚单抗辩服务,比自行处理每笔罚单更为经济合算。

实际支出与预算比对

创建并使用预算制度,是财务管理中最重要的环节之一。通过预算机制,建立对来年各项开支明细及收益的估算体系。它能够让你自然而然地思考每一项开支的缘起。需要提醒的是,超过预算这种情况总是在所难免,不要担心,只要能够找出超支的原因,就能对其进行适度调整。

制作精要报告

将各项实际支出简化为数据或者趋势,并将其换算为直观的精要报告,便于分析。利润、支出、收入、现金流等是尤为关键的指标。财务软件能够针对各行各业的企业(不论规模大小)提供精要报告,并自动生成各项数据。在日报或周报制度的基础上,让你及管理团队快速获知公司动向及问题所在。这是公司运转最重要的表征,无论消息是好是坏,都将有助于掌舵人对自己的公司做到心中有数。

与行业数据进行对比

通常而言,不支付一定的费用,企业管理者难以获得与自身行业相关的可信的数据,但聪明的掌舵人总能独辟蹊径,借助一些分析工具运筹帷幄。Sageworks公司提供的商业服务软件ProfitCents便是一个有效的工具。曾有一家企业领导者以为自己的销售成本相当低廉,但根据ProfitCents的数据,其成本是行业平均值的两倍。最终,这位掌舵人重组了公司的销售部门,每年节约逾10万美元的成本。

倘若难以找到这类服务工具,可以分析行业协会的各类数据,比如开销比。同时,也可以向当地一些同等规模的企业——非竞争对手——寻求数据共享。你可以从中获得当地的房租、薪酬水平以及其他与成本相关的数据。译/ 寒雨

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