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如何开一场没人睡着的会

高效而不沉闷的会议并不会浪费时间,还能够理顺工作。

文| Christopher Hann

冗长无聊的员工会议,一定折磨过很多人,但企业管理顾问迈克·理查森(Mike Richardson)却出人意料地推崇这种会议活动的价值。

“别把开会当坏事儿,这不是浪费时间,更不是没事儿找事儿。会议可以成为助力,可以节省时间,可以理顺工作。”理查森曾出版过一本名为《运转:灵活管理宣言》(Wheelspin: The Agile Executive’s Manifesto - Accelerate Your Growth, Leverage Your Value, Beat Your Competition)的书。

“灵活”是理查森管理字典中的重要词汇。他认为在竞争激烈的商界,每个成功创业者都需要灵活思维,而在灵活思维的启发下,会议更有效果。理查森说:“沟通驱动灵活性,会议则驱动了更多的沟通。一个效果不错的会议一定能达到令人满意的沟通效果,而令人满意的沟通效果来自管理的灵活。”

理查森引用了一个客户案例:一家资产5000万美元的科技公司,CEO设立了“每日小例会”制度——高层主管每天早晨都要开会。理查森说:“他们意识到公司最大的挑战是处理各种混乱的琐事,因此我才推荐每日小例会。如果每天早上的小例会达到效果,其他会议就会更有效率,因为高管不必再操心各种琐事。”

理查森给会议主持者提了三个建议:

开局要欢乐

“要让每个参加会议的人知道,这将是一次目标明确、气氛热烈的会议,”理查森说,“我喜欢在会议开始前安排一些小节目,让人不舍得错过会议的开始。”

前文提到的那家科技公司的CEO喜欢在会议开始时以“生产效率偏执症”——吉姆·科林斯在《选择卓越》一书中提到的概念——为话题。他认为优秀的企业领导者都“执迷于不断改善现状”,不断问“如果这样会如何”。

CEO用这种方法吸引了员工的注意力,带动了会议气氛。

理查森说:“我希望人人都能成为生产效率偏执狂。看看柯达、黑莓、美国航空,这些公司如果过去多做些关于工作效率的讨论,或许现在还有机会改善现金流。永远不要满足现状!”

让人人都参与

下面这种场景是否经常出现?营销部副总裁刚刚演示了大型会展中的品牌推广战略,于是你问其他人还有什么想法,结果会议室里的人都茫然地看着你,呆若木鸡;你的会议开始渐渐走向失败的结局。

理查森的建议是让每个人都花一两分钟写下自己的想法,然后再问谁愿意先来分享。这种方法更有可能得到讨论成果,维持大家参加会议讨论的激情。他说:“我心里期望每个人都能说点什么,人人都要参与。”

在墙上涂鸦也能活跃气氛

视觉资料也很重要,让你有借口随时离开座位。“如果走进核电站控制室、商务客机的驾驶舱或军队指挥部,肯定会在墙上找到密密麻麻的最新信息或计划,”理查森说,“而且作为会议主持者,为了保持讨论气氛,必要时也应该站起来做点什么。”

但最终别忘了,“灵活”总是最重要的。 译| 金笙

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