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新办公时代:提升办公氛围的小工具

文|Lana Bortolot

如果你的办公室仍然放着传真机、投影仪等设备,那么这篇文章你可以不用看了,因为你很可能无法接受接下来我要谈到的观点:你的办公室和你那些器材一样,可能已经过时了!

“我认为我们要重新考虑办公室的定义。”纽约理工学院曼哈顿校区建筑与设计学院副院长Frank Mruk表示,“传统的办公室即将成为过去——它仅仅是一个碰面的地方而已。我们不再需要电脑,我们可以在任何地点、任何时间工作。那么,为什么我们必须在某个建筑物里会面呢?”

确实如此。对于图片设计师Jill Bluming来说,理想的办公室是可以移动的,通过免费呼叫软件Skype、Google Docs及云存储产品Dropbox,可与全球范围内的客户无障碍沟通。她所在的创意精品店Creative Type拥有8名员工,完全通过远程办公,文案、设计师及图像处理人员遍布全球各地,随时使用各种软件互相沟通。她表示:“我们公司没有实体组织架构,而是按照需求弹性处理。”

当需要与客户召开会议时,Bluming通常会租赁拥有网络存储服务的会议室,按小时付费。“我需要一个办公室的唯一原因是需要用到会议室。”她解释道,“但如果不需要长期租赁一间办公室,我们的运营成本将低廉很多,公司的生产效率也将大大提升。”

那些尚未打算完全抛弃办公场所的人也拥有了全新的选择,不仅可以与同事共享办公室,还能与其他持有类似想法的创业者或同僚享受同处一室的乐趣。纽约建筑师Martin Kapell曾经在一家拥有120名员工的公司工作。当他成立自己的工作室之后,开始转向WeWork办公室租赁平台。他的初衷是为了节约开支,但现在他发现了更多好处。

“我已经63岁了,但我工作的地方人们的平均年龄在30岁以下,我从中获益匪浅。”他说,“我们每天会见到一些新人——这让人感觉到我们在同一个办公室工作。从某种程度而言,我不觉得自己与其他人格格不入。”

这也正是WeWork为之奋斗的方向。根据首席体验官Noah Brodsky的观点,公司的发展深受社交网络的启发。“像Facebook用户与他人分享自己的人生一样——工作场所也可以与他人共享。”该公司如今已在6个城市创建了16个办公地点,并计划在2014年继续扩张。

WeWork为人与人之间乃至行业之间的协作打开了一扇新的窗口。德州大学奥斯汀分校建筑学院研究生院副院长Elizabeth Danze认为,“协作变得日益重要,人们对跨学科工作的重视度也日渐提升。通过办公桌或屏幕与一个大团队一起工作的能力越来越受到重视,而且也永远不会被取代。”

正因如此,建筑师们花费大量时间和心力创建空间,供人们交流——这些空间并非局限于室内。特别开辟的办公室户外绿色空间,不管是无限延展的屋顶设计还是员工活动的社区花园,都创造了一个呼吸新鲜空气的舒适环境,并自内而外地为人们带来了美好的体验。Danze 分析:“这些举措试图让人们对办公环境满意,进而对自己的工作和生活产生好感。”

无独有偶,在芝加哥,这一理念也不胫而走,建筑师Foster Dale正在尝试为一家汽车经销商改造办公室。新的办公场所将设置一间健身房、一个淋浴室和一间自行车储藏室,同时还计划采用全落地式、可移动的玻璃幕墙。如此一来,当天气条件允许时,员工便可在户外办公了。Dale对这一计划津津乐道:“在这里,我们可以在室内享受户外的体验,而且从室内到户外的转换轻松、便捷,前所未有。”

还有一些办公室在设计之初便注重灵活性,可以让员工自由流动,在个人工作位、实验室及协作会议区等处随意穿梭。不过开放式办公环境并非对所有公司都适用。曾在《国际工业与组织心理学评论》与他人联合发表《办公室物理环境:当前现状与未来展望》一文(内容为对开放式办公环境的利弊及未来等进行专门论证)的英国利兹大学Matthew C. Davis认为,开放式办公室有可能使员工注意力下降、给员工增加压力等,从而降低生产效率。

西雅图建筑设计师Jonathan Rader表示:“有一部分人可以从一个平台转移到另一个平台,工作效率丝毫不受影响,但这是一种非同寻常的能耐,有些人并不具备这一技能。” Rader认为设计师这一职业既要解决人们的空间问题,还要提出符合公司文化理念的可行方案。“我必须从公司自身的文化出发,比如工作习惯,人们喜欢什么、讨厌什么——因为这些将决定员工能否在新工作空间如鱼得水。”

在一些公司渴望保留传统的办公空间以保护隐私及区分层级之时,还有一些公司特别是科技及媒体公司则选择开放式办公计划(仅有一些电话隔间以维护隐私)。Rader注重创建不同的办公环境以满足客户多种需求。比如,一家法律咨询初创公司希望将自己的办公室设计成与客户一样的开放空间。Rader 表示:“在这个领域不要教条式地照搬一些设计,我们需要创造多样化的解决方案。”

俄勒冈州波特兰的HeartWork公司将弹性哲学植根于自己的文化基因之中,该公司以生产各种色彩缤纷的办公家具著称。“我们见证了人们对办公空间需求的变化。如今的客户更愿意采用不同的家具来满足员工的各类办公需求。”该公司创始人及设计师Karen John透露,“没有人愿意涉足那些毫无特色的、灰暗的办公场所,客户都希望设计出与其文化相称的办公家具。”

提升办公氛围的小工具

虚拟办公室

图像设计师Jill Bluming在她的工作包中随身携带着佳能LiDE 700F扫描仪,这台如笔记本电脑般轻便的机器能帮助她参与客户及其他员工的突发性会议。她用来“扫描设计成品、手稿的草稿、文档、调色板和样品等,以便远程传输给自己的团队”。

共享型办公室

Soul EleCTRonics公司生产的高清隔音型耳机SL300,外形时尚,佩戴起来温暖舒适,其清晰的高品质音质令音乐迷陶醉不已。它可与智能手机及其他设备兼容,产品有6种颜色可供选择。

协作型办公室

Steelcase公司的Verb whiteboards装置了符合人体工学设计的手柄,能够满足使用者逐桌演示的需求。这一工具将马克板、磁性板和展示板的功能融为一体,可水平置于桌面或垂直于墙面等,因此非常适合团队工作时进行演示。

户内/外穿梭型工作

对公司人员来说,茶杯、水杯或咖啡杯总是不离手的。Aquaovo设计室的 Therm-O Terra双层玻璃水杯是一个不错的选择。材质结实、耐用,不含BPA,无铅,能够为那些四处游历的工作者提供足够的保冷及保温服务。设计师Manuel Desrochers为这一水杯设计了竹盖子及一个很小的手柄,非常适合携带。

弹性办公环境

HeartWork生产的多功能柜子可以分为多个功能区使用,配有能够自由移动的轮子,当需要举行会议时可以移走,下班后还能够用电子锁锁住,以确保物品的安全性。

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