创业邦 > 《创业邦》杂志 > 2014年10月 > 管理 > 戒掉科技瘾:怎样对付信息过剩带来的干扰?
上期封面
历史查询:

戒掉科技瘾:怎样对付信息过剩带来的干扰?

一个电脑右下角弹出的提示,可能会让你手头工作的出错率加倍!

文 | Joe Robinson

在工作场所中,人们常会受到干扰,继而影响工作效率。无论是数码产品,还是人为干扰,都会使我们的注意力无法集中。这种状况会给个人和经济带来损失,比如出错的可能性会大大增加,压力也会随之而来,生产效率更是会大幅降低。当然,也不是没有办法来遏制这种状况。

注意力受到干扰这个问题或许是在本世纪内才出现的。我们的智慧、思想,我们的主要效能工具——注意力,都被肆无忌惮地偷走了。而偷走他们的,就是各种持续不断且不受约束的干扰。可怕的是这些干扰的种类越来越多,比如电子邮件、App、电话、社交媒体提醒,加上周围林林总总的人。实际上你会发现,没有多少地方能让我们在毫无干扰的情况下集中注意力。

Jonathan B. Spira曾出过一本名为《过载!过量信息如何危害你的公司》(Overload!How Too Much Information is Hazardous to your Organization)的书,其中显示:仅在2010年,信息过载(包括从不必要的干扰中恢复常态所需要的时间)就导致美国经济损失了9970亿美元。另外,英特尔公司的一项研究表明,对于像英特尔这种规模的企业,因为信息过载所导致的损失,每年高达10亿美金。

持续性的干扰会降低人们的注意力。在受到干扰的过程中,人们的精力和情感被消耗,错误频出,因而压力也会变大。密歇根州立大学和美国海军研究实验室的研究人员进行了一项研究,他们发现:平均时长为2.8秒的干扰,比如你电脑角落闪出的提示,就会导致出错机率加倍;如果将时长增加至4.4秒的话,出错机率就会增加至原来的三倍。

其实,干扰还会破坏一个人的工作记忆能力,甚至会影响他的智力水平。一项研究测试了强制干扰对进行腹腔镜胆囊切除模拟手术的主刀医师的影响,结果表明,44%的医生在受到干扰时都会犯错,只有6%的医生没有出现差错。而干扰性提问导致的出错数量最多,其次是在线私聊。

所以说,在飞机起飞和降落的时候强制性地为飞行员提供无干扰驾驶环境是非常有必要的。在起飞、降落这些关键阶段,无论是跟机组人员进行非必要的谈话,还是发布非必须的公告,都是不被允许的,因为法规禁止任何可能干扰飞行员的行为。

那么,干扰的主要来源有哪些,它们是如何影响我们以及我们可以采取哪些措施去抑制这些干扰呢?

数字化干扰

根据科技市场研究公司The Radicati Group的调研数据显示,平均每个商务人士每天会收到/发出大约109封电子邮件,并且这个数量正在以每年7%的速率增长。即时通讯消息的增长率是11%。而曾经只限于工作外使用的短信现在也在大举入侵工作领域。根据信息服务机构HeyWire Business的数据显示,67%的职业人士表示自己会在工作当中使用短信。这又会造成多大的干扰呢?根据美国移动营销协会(Mobile Marketing Association)报道,90%的短信会在3分钟内被人阅读掉。

Edward Hallowell是马萨诸塞州的一名精神科医生,也是《被迫分神》(Driven to Distraction)一书的联合作者。他在书中阐述了注意力是如何被干扰的。他说:“这是一个巨大的问题,已经成为了一种新型瘾症。现在已经出现了针对科技上瘾的住院部。不少婚姻都因这种瘾症而破裂。”

Winifred Gallagher是《全神贯注:注意力和专注生活》(Rapt:Attention and the Focused Life)一书的作者,他说:“你的短信和电子邮件就像电子游戏一样让你上瘾。它不仅会刺激你,甚至还会给你不少‘奖励’。”

近年来,短信和社交媒体的兴起可能会带来一个“终极干扰”的引爆点。Michael Salem是Vorex公司联合创始人兼CEO——该公司位于得克萨斯州Plano市,是一家提供专业自动化软件云服务的供应商。Michael说他每天都会收到1000条短信。“我完全被短信给淹没了。”他承认道,“回复这些短信成了我的日常工作,一天24小时总有回不完的信息。”他表示自己有一段时间基本无法睡觉,就躺在床上接全球各地用户打来的电话。他的健康因此受到了很大影响,体重开始增加。由于不停地受到“攻击”,他变得充满焦虑。

Mattew Bellows是Yesware公司的CEO,其公司位于美国波士顿,是一家为销售人员提供电子邮件追踪服务的公司。Bellows说:“最近我数了一下,发现从电子邮件到LinkedIn我总共有22个收件箱,如果要关注并浏览全部收件箱绝对是件很荒唐的事。我一天要收到数百封邮件。这些干扰对现代办公人员来说是对生产效率的最大阻碍。”

大脑中的战争

生产效率、投入程度、生理因素或是常理,无论从哪个角度考虑,我们都不应该让现今出现的这些干扰因素一直持续下去。那么,我们又能做些什么呢?实际上,第一步就是要了解持续干扰对我们的脑神经产生的影响。

此刻你的大脑可以专注于很多事情,但你的注意力却集中在了阅读这个句子上。这是因为你正处于“自上而下”式的注意模式,也就是说,你自己会选择需要注意的事物,制定专注的方式,控制并且由此集中精力。如果你可以屏蔽其他事务的干扰,就需要采用“自下而上”的注意模式,但这种模式的主控者并不是你,而是其他人或其他事物。自下而上的注意模式是人体求生机制的一部分,比如,当你听见警笛或者汽车引擎回火的声音,你的注意力会马上转换到这个潜在的威胁上。各种电子设备的噪声来源,包括电子邮件、短信、即时通讯消息、电话、通知提醒等等,都是自下而上式的干扰,它们会触发你的防御机制来操纵你的注意力。

和这些干扰做斗争并不容易,但依然有取胜的可能。Gallagher指出:“其实,你才是自己头脑的主人,注意力只是一个工具而已,你可以操控它。关键是要了解什么时候你想要进入自上而下的注意模式,并且压制住自下而上式干扰的刺激作用,否则你就会成为这种刺激的牺牲品。”

干扰会给工作记忆增加难度,同时还会延长完成工作任务所花费的时间。“当干扰发生的时候,它会引发一系列连锁随机事件,人们不得不切换到其他事物上面。”Gloria Mark解释道。她是加州大学尔湾分校的信息学专业教授,也是与此领域有关的一项研究的联合发起人。Mark说:“平均而言,你需要完成两件干扰性的事务才能回到原来的工作任务上。”例如,你可能正在处理一个市场营销项目,但是一会儿就会切换到回复客户邮件,然后又开始浏览LinkedIn网页。

Mark用三天时间追踪了35位企业职业经理人、工程师和项目负责人员。她发现每个人在受到干扰或者切换事务之前,花费在单一工作任务上面的平均时间是3分钟;而在切换回工作任务之前,花费在电子设备上的时间是2分11秒。

这种集中干扰之前被不少人错误地解读了,他们认为人类的大脑就像一口取之不尽的井,可以消化无限量的信息,同时处理多个任务,并且能在无输出损耗的情况下自由切换。但是真正的事实却令人震惊,其实我们的大脑灰质的处理能力是有限的,无论是工作记忆、数据容量还是神经回路都只允许我们在同一时间内高效地处理一个工作任务。

干扰会影响人们控制冲动情绪的能力。干扰越多,自我调控机能被破坏的程度就越高。例如,你会一直想着要去检查一下电子邮件,哪怕你五分钟以前刚刚查过。这说明你的冲动控制力和注意力只能持续一眨眼的时间。干扰会降低你在任何方面的自我调控能力,无论是一遍又一遍地查邮件,还是不停地吃冰淇淋。

这也是为什么科技如此容易让人上瘾的原因。它可以摧毁人类控制冲动的能力,包括频繁地查看自己是否收到信息,浏览一些无关紧要的网页,注意力集中的时间也变得更短。而这种情况又会带来更多的干扰,执行任务的能力也会随之降低。Hallowell医生在上世纪90年代发现了这些症状,患者认为他们出现了注意力缺失(ADD)的问题。

但是,真正患有注意力缺失症的病人其实都是天生的。所以,Hallowell医生治疗的注意力缺失患者只是该症状的另外一种副产品而已。它其实算是一种类似于注意力缺失的症状,是由于干扰和信息过量引发的。这种症状会给人体大脑注入大量精神噪音,以至于让大脑失去了对事物保持专注的能力。Hallowell医生将这种情况称之为“注意力缺失症状”。

曾经工作十分高效的人如果有了这种症状,会频繁地在不同事务之间切换操作,最终他们会发现自己在工作中逐渐落后。而当他们试图赶上他人的时候,反而会迫于时间产生更多的恐惧和焦虑。也就是说,其实是这种不间断的干扰行为造成了人们的恐慌,让他们疲于应付,同时这也给大脑发送了启动焦虑反应的信号。

10年前,Karen Swim在密歇根州Sterling Heights创建了公关公司Words for Hire。她说:“我可以感觉到自己的心跳加剧了。”她曾经可以自如地应付电子信息的冲击,但是随着过去几年中信息的不断增多,她感到越来越难以招架了。“有时候我感觉自己必须要停下来缓缓,喘口气。感觉就像你正在一个不断加速的跑步机上跑步,可你已经跟不上了。”

建立无干扰区

每个人都知道大量的干扰会降低自己的工作效率,但是,尝试去调节干扰对自己的影响反而会在企业主和经理人心中引起恐惧。事实上,我们也大可不必这样做。

Dan Adams是New England Network Solutions公司的CEO,该公司位于马萨诸塞州Woburn市,可以为中小企业提供电脑服务。Adams负责为企业安装防火墙来追踪、监控网络和社交媒体的使用情况。他说:“创业者如果知道干扰会产生很多消耗成本的话,他们肯定会选择排除干扰的。但老板们并不清楚自己在这些干扰因素上浪费了多少时间。”

尽管干扰无处不在,企业主和公司员工们却并不会因此而“束手就擒”。一些工具可以帮助我们抑制这些干扰,从而提高生产效率。

在策略层面上,公司可以制定一些规定,比如限制使用电子邮件,以减少员工和同事的私聊时间。U.S. Cellular、英特尔和四大会计事务所之一的德勤都已经开始尝试推行“无电子邮件日”。他们并非完全禁止电子邮件,而是鼓励进行面对面的交谈或者进行语音沟通,尤其是在同事之间。这一举措可以减少许多不必要的干扰。

Yesware公司CEO Bellows曾经在佛教圣地待了一年的时间,每天都要冥想数小时。他说:“在受到干扰的时间里,你根本无法倾听,也写不好程序,甚至无法进行思考。这些任务都要求集中精力,但越来越多的电子设备往往使人无法集中注意力。”

Bellows正在尝试减少这种干扰。Yesware公司的员工在工作的时候不能向别人提问。他们会在HipChat.com的内网界面上发帖求助,而他们的同事也会在自己的空闲时段登录浏览。Bellows在自己的工作时间表上会安排一段免打扰时间段,用这段时间进行思考。不仅如此,他还敦促每个人在会议时关闭笔记本,并且不允许查看短信。Bellows每天还安排了几个特定的时间专门查收电子邮件。

还有一些策略也可以大幅减少干扰因素的影响。如果你的邮箱每隔五分钟就自动给你推送邮件提醒,那么在8小时工作时间段里,可能的干扰次数将高达96次。如果你每隔45分钟进行一次人工查收,干扰总数就会减少到11次。来自俄克拉荷马州立大学的研究人员认为,最有效率的电子邮件查收方式是每天4次。加利福尼亚大学尔湾分校的Mark教授则建议,每天可以在三个固定时段内集中查收邮件,其他时间则应该关闭你的电子邮箱。

另外一种防止干扰的方法旨在隔离出一个无干扰区。Leslie A Perlow是哈佛商学院的领导力学教授,她已经开发出了一个“安静时间段”(quiet time)项目,意在每天的特定时间里屏蔽所有干扰。她将此方法应用于一家软件公司的工程师身上。之前,这些工程师如果不上夜班或者不在周末加班就很难开发出产品。经过调查,Perlow发现工程师在工作中频繁被干扰,以至于无法在正常工作时间内完成工作。每个人都在赶工期,这让他们形成了一种时刻处于危机的心理状态,而这些工程师似乎也把干扰他人当成了一种习以为常的事情。

Perlow的解决方案是把一天中的某个时段作为无干扰工作时间,比如上午11点前和下午3点后(中间的4个小时可以接受正常的干扰)。结果59%的工程师反馈说他们在早间无干扰时段的工作效率得到了极大提升,而65%工程师反馈说他们在下午的无干扰时间段内的工作效率也得到了提升。有了更清醒的头脑,甚至有41%的工程师报告说,即便是在中间允许出现干扰的时间段内,自己的工作效率也大幅提高了。

Harman Singh也对这种设置免打扰时间的想法赞赏有加。作为WizIQ教学平台创始人兼CEO,他每天都会收到200多条信息。Singh表示自己已经在考虑采取措施并制定一些规则来限制干扰信息的流入。“现在的状态真的太疯狂了,我都没有足够的时间去思考了。这的确是个问题。”最让他感到恼火的干扰因素是移动即时通讯应用WhatsApp,他甚至已经在考虑卸载这款应用了,但也担心如果真的这么做,投资人无法联系到他也不是件好事。投资人会尊重免打扰的界限么?无论如何,Singh相信,他的投资人肯定会更愿意他专注于高效的思考和公司运营,而不是埋首于社交媒体和无止尽的沟通之中。 译 | Tino

怎样保持专注?

对抗干扰的办法也很简单:划定界限。没有界限,任何事物都会处于混乱状态,好比没有交通灯的城市。界限可以恢复一个混沌世界的秩序。为电子设备和人为干扰设置合理的界限,可以给你留出空间思考并专注于工作。有了专注力,你就可以花更少的时间完成更多的事情。

在此,笔者给出了一些免干扰管理措施来帮助你排除干扰,提高专注力。

只在特定时间段内检查邮件(每天两到四次最有效)。关闭邮箱软件和其他制造干扰的应用,除非你正在使用它们。

在可能的情况下,在邮件主题和正文中注明“无需回复”,以减少干扰。

建立办公室礼仪手册和守则,减少与工作无关的电子邮件数量。

工作时间不接私人电话。

关闭浏览器和社交媒体。

冥想。研究表明,佛教徒拥有强大的专注技巧。

给员工提供心灵培训课程,教授他们如何提高专注力,集中精力于当下,防止过度劳累。

尝试一些能让你专注进行的事物,比如学习某种语言或乐器,下棋,或是网球、射箭等运动。

返回移动版
扫码
关注
意见
反馈
返回
顶部