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如何与审计人员打交道?

完整的财务记录将成为对抗附加税和罚金的有力武器。

文 | J.D. Roth

我还真挺幸运的。今年春天,当我结束假期回到家中,发现了一封来自美国国内收入署(IRS)的信,信中提醒我他们正在审计我2011年的纳税申报单,特别是表格C(我旗下企业的损益表)。

我心想,没问题!因为我不仅诚实,而且准备充分。

哈哈!尽管我想得很好,但我还是犯了一些错误。我曾经采用的那种“组织整理系统”——把过去十年的报税相关文件都放在一个大盒子里——在接受审计时暴露出了极大的弊端。不过,身为读者的你绝对算是幸运的,因为过去我遭受过的梦魇如今都是你们的经验和教训。我在接受审计的时候学到了很多有价值的东西。我联系了自己的会计,并让他罗列出一些目标。首先要让审计员相信我已经上报了所有的收入,并且所有支出都是有正当理由的,从而将我当年度的税负降到最低。完整的财务记录将成为对抗附加税和罚金的有力武器(虽然我觉得自己有必要更好地去组织、管理下自己的财务记录)。

不仅如此,我还要避免让IRS的人产生疑问,扩大调查范围。就拿我自己举例吧,如果审计员严重质疑我2011年的收入,那么他们势必会调查我2010年和2012年的收入情况。

下面是我历经三个月的折磨得出的经验,希望对你有所帮助:

寻求帮助。你需要立即雇一名税务专业人士,有必要的话还要雇一名税务律师,请他/她代理你的申报事务。专业人士对税务法和审计流程的了解更加透彻,他们会指导你该怎么说,该怎么做。相比于最后被国税局罚数千美金,我支付给他们的1650美元还是相当划算的。

不要提交多余的信息。你可以如实回答问题,也可以乐于提供更多信息。但是,只回答被问到的问题就可以了。如果没有要求,不要提供任何额外的文件,因为这可能会带来新的问题。

不要在审计过程中提交纳税申报单。如果你这么做了,审计范围就会扩大。今年3月末,我收到了审计通知,而那正是我该准备提交2013年纳税申报单的时候。因此我的会计立即帮我申请了延期报税。

要有条不紊地做好规划。一旦你收到了审计通知,就要立即启动相关数据的收集工作。实际上,整个过程耗费的时间比你想象的要长得多,如果你是那种丢三落四的人就更要特别注意啦。你需要花费数周时间从银行或券商那里拿到相关证明材料。

要提交纸质文件。在审计过程中,IRS不会处理电子文件,他们只处理纸质文件。可是如今很多金融机构都会把材料放在线上供用户下载,因此我提前好几个月就把所有需要的材料都打印了出来。

要谦恭,有礼貌。或许你非常讨厌IRS,对审计也非常不耐烦,但是不要把这种情绪表现在审计员面前。你不仅要表现得非常专业,更要显得彬彬有礼。你可以把审计过程看作是一次求职面试,好好表现。

改变自己的习惯。从现在开始就做好税务资料的整理工作非常重要。当你接受审计时,临时抱佛脚是没有用的。我在审计结束之后用了一种办法:在自己的电脑里创建了一个新的文件夹,命名为“2014报税”,并把当年所有的财务文件都存放进了这个文件夹内。 译 | Ying

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