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别看邮箱!

以下七个方法可以让你更高效地进行邮件沟通。

文 | Ann Handley

让我们先从一个流行的小测试开始吧。假如一个问题是:“有没有人觉得自己的电子邮件收发量严重不足?”可能有人会反问:“你这个问题是认真的吗?”确实,我们应该关注的是如何让自己不再因为臃肿的收件箱承受不必要的额外负担。

Contatta是一家提供合并电子邮件服务的公司。他们根据美国劳工部与麦肯锡全球研究院的统计数据得出了一个结论,大多数专职商界人士每年会在管理、发布和回复邮件上耗去637个小时,约合每周13小时。数据还指出,处理数不胜数的电子邮件不仅耗时,也是一种艰苦的脑力劳动,更不用说它还会影响职场中人的工作斗志。

仔细想想,这些耗在邮件上的时间、智力与精力完全值得投入于其他更重要的工作,比如经营公司、推出产品、创造内容。那么,怎样才能戒掉电子邮件的“瘾”,让它成为一种能给我们带来更高的效率和更好的心情的工具呢?以下几条妙招可以提供帮助。

一、选定时间批量处理邮件

在特定的工作时间读取并回复电子邮件。如果你实在忍不住在手机上查收邮件,至少设法要求自己集中回复邮件,一次性批量回复问题,或者等问题全部问完以后统一回复。

Baydin公司位于美国加州瓦利维尤,他们推出了一款Gmail管理工具Boomerang,可以帮你关掉Gmail的新邮件提醒功能。该公司首席执行官Alex Moore说:“设置在特定的时间段查看电子邮件,这样你就不会为一条又一条冒出来的新消息分神了。”Gini Dietrich是芝加哥Arment Dietrich公关公司的CEO。考虑到需要优先处理紧急的客户要求,他建议不妨选择在开会前后查收电子邮件,但永远不要在开会期间接收邮件。

另外,关闭电脑和手机的电子邮件通知功能也很有效果。Moore这样描述频繁接收邮件的影响:“每次听见收到邮件的叮咚声,大脑就要花一分钟时间才能再次全神贯注。”

假如选择集中回复电子邮件,最好在离线状态写回信。这样在回信时,写信人的注意力就不会受到新一批回复邮件的干扰了。笔者试过在飞机上关闭Wi-Fi回复电子邮件,然后发觉这么做不但更方便,而且也容易集中精神。

Dietrich说:“专心做某个项目时,我会让收件箱处于离线状态。这样既不会耽误我起草新邮件,也不会被不断往来的邮件干扰。”

有人给电子邮件设置了自动回复,通知发件人他们只会在一天中的某些时间具体回复。这么做可以规划预期回复,但笔者不喜欢这种方式,一方面是因为觉得不够实用,毕竟大多数时候没这个必要,另一方面也是推己及人:为什么要为了管理自己的邮件而去增加别人收件箱的负荷呢?

二、内容简洁,回复直截了当

邮件内容一律保持简洁,一清二楚,不要长篇大论、拐弯抹角——这是对收件人和发件人自己双方的时间的尊重,同时,回信时要直入主题,切中要害。回信内容要尽量详细完整,但不要太啰嗦。喋喋不休是不负责任的表现。

写作导师Don Murray(他也是普利策新闻奖的获得者)说过一句话,笔者常常引用:“读者不会因为急着叫好而翻页。”他这话并非特指电子邮件,但很适合用在这方面。

三、先表态,再给要点

要让电子邮件变得简练,就应该主动在回信中表明态度,不要模棱两可,这样才能避免此后不必要的邮件往来。比如同意举行会议就直接回复“同意开会”,然后提供关于会议具体时间和日期的建议供收件人选择。

“先表态,再给要点”是沟通的规则,也是有益于高效沟通与合作的法则。

另一个避免不必要回信的方法是直接告诉对方“无需回复”(No Reply Needed)。这句话如今在互联网上可以用英文缩写“NRN”代表。

四、不要起过于空泛的标题

DJ Waldow是《叛逆者的电子邮件营销指南》(The Rebel’s Guide to Email Marketing)一书的联合作者,他认为:“电子邮件的标题行类似于一篇博客的题目、一份报纸的头条、一部电影的名字、一条Twitter信息、一段Facebook帖子的前几个字、一本书的导语⋯⋯,它就是诱饵。”

Waldow说,即使是在希望通过邮件获得具体可行的解决方案时,人们依然会随便处理邮件标题,用一些像“再次联系”、“问题”和“简介”这样泛泛而论的词命名。

从提高效率的角度出发,如果使用一些指向具体的标题,能让收件人更容易地找到用于归类存档的信息关键词。因此下次回邮件时,不要再用“问题”二字做标题了,试试一些更明确的题目,比如直接发问:“骑士查理王猎犬能做搜救犬吗?”

五、弃用分级文件夹存放邮件

Moore建议,在收件箱里利用浏览或搜索关键字功能可以更快地找到需要的信息,而在过多层级的文件夹里查找信息的速度则会慢一些。

笔者也同意这种看法,但要提醒大家的是,针对这个问题,专家之间有很大的争议。有人认为收件箱里应该设置多级文件夹,把类似的信息分门别类,比如订阅的新闻通讯、广告宣传、工作相关事宜和私人邮件,这样反而会令人一目了然。

六、拒绝不必要的信息

不必要的信息主要是指来自Facebook、Twitter和LinkedIn等社交媒体的通知。这些社交媒体网站每每会在你收到新的站内回复或者增加新的联络人时发送大量的通知。这样的讯息通常都会累积在收件箱里,形成大量未读邮件。我们永远不会浪费时间打开这类邮件,所以不要放任它们继续留在收件箱里。

有些工具可以为我们批量取消不必要的邮件通知订阅服务,例如可以提高邮件效率的应用Unlistr、Unroll.Me和The Swizzle。当然我们必须承认,没有哪种工具是完美无缺的,但不妨将使用这些软件当作为收件箱减负的起点。

有些邮箱服务可以生成一次性的电子邮件地址,帮你避免不必要的邮件骚扰。当我们不想披露真实邮箱信息时,它们就能派上用场。MailDrop、AirMail、10 Minute Mail等都属于这类服务。

七、使用电子邮件管理工具

还有些工具能帮助我们更高效地管理电子邮件。Kerry O’shea Gorgone是MarketingProfs公司的教学设计师,她推荐了每月收费7美元的SaneBox,她喜欢这款工具简洁直观的特色功能。她说:“它会扫描我的收件箱,留意关于同一事项的邮件往来在哪里截止。它好像是一个直观的智能邮箱,让我的生活更加便捷了。” 译 | Tino

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