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创业企业如何节省打印成本

  《创业邦》杂志 文/陈韬羽

        虽然正在进入无纸化办公时代,但任何新成立的公司在购买办公设备时,还是需要添置打印机。市场上200元~300元的打印机虽然很便宜,但使用起来耗材的成本可能很大,而且打印效果也不会很理想,盲目贪便宜的后果是:既不能真正节约成本,还会耽误工作;而售价上万元的打印机,功能通常很强大,不过如果打印需求不高的话,反而是一种资源浪费。对于创业公司而言,在选购打印机之前,最好先了解一下对打印作业有什么特殊需求。

  喷墨打印机较为便宜,但耗材相对较贵。如果你需要打印一些图文并茂的文档给客户看,彩色喷墨打印机还是有一定价值的。主要品牌有爱普生(EPSON)、佳能(CANON)和惠普(HP)等。

  激光打印机相对昂贵,但耗材便宜,打印速度快、处理能力强,而且噪音也比较低,非常适合在安静的办公场所使用。主要品牌有惠普(HP)、三星(SAMSUNG)、联想(Lenovo)等。

  多功能一体机的优点是能省钱、省占用空间,能干多种活,缺点在于容易出故障且维修困难,有时因为局部故障影响整体使用。主要品牌有爱普生(EPSON)、惠普(HP)、佳能(CANON)、兄弟(Brother)等。

  ■ 如果你的公司属于业务主导型,业务人员相对较多,平时可能需要打印大量资料,作为业务人员拜访客户、开拓业务的基本工具,就可以选购价位不是很高的黑白激光打印机。

  ■ 如果你的公司对彩色打印有较高的需求,比如设计公司、建筑公司,每天都可能需要打印出各种各样的设计方案,那么就可以选择彩色激光打印机。

  ■ 如果你的公司平时文本打印的需求较大,但偶尔也会需要彩色打印,可以考虑选购 “黑白激光打印机+彩色喷墨打印机”的组合,这样既可利用彩色喷墨打印机在照片打印和彩色图文输出上的特长,也可充分发挥黑白激光打印机在打印速度和打印成本上的优势。

  ■ 如果你的公司人员配备比较精干,暂时资金压力比较大,或者是SOHO型及小规模的公司,如果平时工作上对打印需求不高的话,可以选购相对便宜的喷墨打印机。但如果你对办公效率要求比较高,目前市场上中低价位的多功能一体机应该是较为适合的选择。

  购买打印机时,首先考虑前期购买成本,选择性价比高的产品,也就是说要考虑使用时的效率和节约,包括打印速度、网络功能和纸张的处理能力等,其次要考虑后期的使用成本,包括耗材的使用成本,和减少纸张消耗的一些特殊性能。

  在节省打印机使用成本方面,兄弟(中国)商业有限公司的负责人介绍说,如果是使用激光打印机,其耗材由硒鼓和墨粉盒组成,一般硒鼓的寿命远大于墨粉盒,兄弟公司的打印机产品采用了鼓粉分离的设计,这样可以大大节约使用成本,同时减少废弃物。另外,惠普公司推出的激光打印机及多功能激光一体机使用了0秒预热技术,可以即时开始打印任务,减少了能耗并提高了打印效率,用户还可以在没有IT人员的支持下轻松进行维护,节省了人力成本。

  需要指出的是,目前中国的打印耗材市场鱼龙混杂,除了原装耗材之外,有很多提供兼容耗材、加墨水、灌墨粉、假冒耗材的厂商。劣质产品不仅影响到打印效果,也会对打印机的寿命产生影响。软友贸易(上海)有限公司是一家专业提供打印耗材的公司,他们以正直、亲切的“墨先生”品牌推出了低于行业价格的打印耗材产品。

  这里有一些打印机使用的基本技巧:1.按照产品说明书正确使用打印机,定期安排清理与维护;2.尽量避免打印机超负荷作业,在打印大量文件时,可分批进行;3.将打印机放在通风良好的室内使用,避免在阳光、过热、潮湿和多尘的环境中使用;4.提高页面使用率,比如可以将打印机设置更改为“双面打印”;5.尽量使用高质量打印纸,避免卡纸导致打印机出现机械故障。

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