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怎样在会议室获得正能量?

周一的会议选在午饭后开比早晨开更好,因为所有人在周一早晨都要接受一个痛苦的事实——美好的周末已经结束,新的工作周又开始了。

文 | ROSS McCAMMON

参与会议的三大美德是:守时(不言而喻)、有序(它的另一个不太受人待见的说法是“按照日程表行事”)、充满能量。本文主要谈及的是能量,而非超级能量。

“积极向上”可以说是“能量”的代名词。传统观念中,调节气氛的举措包括以下几条:充满激情地来句“你好”“Dave,来一杯咖啡怎么样”“不要咖啡?!那么,来个煎饼行不行?”“还是不要?!那咱们击个掌吧”。

开宗明义地说,在会议中激发活力是一件需要掌握分寸的事情。兴奋过头,会让人认为你像海绵宝宝那样怪诞;而如果慵懒松散,则会让人觉得你像八爪章鱼一样无聊(注意:如果你年龄超过了11岁,千万不要在会议沟通中引用任何《海绵宝宝》动画片中的内容)。

积极的能量通常来自对会议任务的严肃、认真,反之,严肃、认真的态度也能够为会议注入活力。但其中最关键的是要把握好度,不要热情似火也不能死气沉沉,而是因势而变、恰到好处。社交发现平台Tagged联合创始人及CEO Greg Tseng坦率地表示:“如果在阅读某本管理书籍后就照本宣科地执行,是非常愚蠢的行为。”

所以,你不能亦步亦趋地学习任何教科书提供的内容(包括本专栏所著)。很多管理类专著都分享了激励员工的相关知识,但没有任何一本书对激励过程中的适度性提出过指导性意见。因此,尽管你可能摆脱了教条式宣讲的书呆子角色,却又陷入略显浮夸的境地。如果你不断大笑,四处找人击掌相庆,看上去也不像身处会议室中——这种态度会让人觉得你正处在另一个更加快乐、充满欢声笑语的休闲场所。

过度兴奋忽略了会议的另一个原则,而且也同样不受人欢迎。明尼苏达大学Duluth分校心理学副教授Alexandra Luong以工作场所的情感表达为研究方向,据她透露:“研究表明,人们都不喜欢出席会议。”(注意:你对会议的讨厌态度有科学研究为证。)

Luong给出了一个有效建议:“确保所交流的对象知道自己正身处一场会议讨论中。”这一点,用“在场性”这个词表达颇为确切,它需要与会者给出一些信号表明自己正在倾听,而其中最激励人心的莫过于参会者与演说者进行眼神交流。

看起来有些咄咄逼人,但在会议中通常不得不如此。因为每次会议都有重要任务。致辞者需要被鼓励,但同时也需要随时准备回答各种略带挑战性的问题,所有与会者都需要专注于会议内容。听起来似乎会带来一些摩擦,但与如同木偶般鼓掌响应相比,这种方式更能够激活能量。

这需要眼神交流以及对发言者的尊重。如果与会者表示听不清,那么应该有人(通常是助理)轻叩桌子示意大家安静,以便让每个人都能够获悉发言内容。通过种种方式帮助一些人,将有助于你树立平易近人及值得信赖的形象。你可以在确立自身权威性的同时也给人留下彬彬有礼的印象。

但与下面的内容相比,这些都是小事情。在会场中发生的争执、喧嚣等都是微观层面的,而达成共识并激发员工从此上下一心,才是会议的宏大命题。对会议情境的设定与会议议题的确立同样重要。个性化新闻聚合应用Zite的CEO Mark Johnson在与我们谈论这个话题时说:“周一的会议选在午饭后召开比早晨更好,因为所有人在周一早晨都要接受一个痛苦的事实,那就是美好的周末已经结束,新的工作周又开始了。”虽然这个建议看起来非常简单,但确实非常有效。Johnson曾多次召集会议,对会议举行的时间、环境布置等拥有丰富的实践经验,最终发现,相比于挖空心思考虑采用哪些方法,或者准备何种点心来激励员工集中注意力,时间的选择更为重要。

还有一些值得留意的方面也有助于激发会议室活力。

会议应如期开始、按时结束。

态度要有张有弛。某些时候可以采用非常激进的语调,但不能一直让人紧绷着神经,要注意适度放松。

在会议召开之前要让与会者清楚地知道会议议题内容,以便提前做好准备工作。

周会尽量不要在周一早晨8点或周五下午5点召开。(为什么创业公司经常在这两个时间点开会?)

周五召开的会议,通常伴随着饮料、啤酒以及其他酒精饮品——在会议中饮酒是一把双刃剑。酒精是创造积极、乐观氛围的高手,但有些时候,它却产生了适得其反的作用。而且,喝得醉醺醺的人很难做出正确的决定——这是会议最大的不利因素。饮酒很难为工作带来更高效率,但可以更好地交流感情,所以我认为只有联谊会才可以饮酒。

这听起来有些令人沮丧,但这就是我们必须完成的工作,所以,行动起来吧!

会议发言的关键技巧

在会议上鼓舞士气,第一条准则是:不要用力过猛,矫枉过正。

当然,也不要蜻蜓点水如隔靴搔痒。

通过眼神接触、点头示意或微笑,充满激情地表达感情,当会议进入僵局时,应及时响应并积极推进。

超级能量源自击掌、握拳等打气举动,有时候还会伴随跃上或跳下办公桌。

把你希望能立刻落地执行的事情放在第一条。注意小字体的使用。最多使用一次感叹号。

如果你发现某本管理书籍中有关激活会议室氛围的方案,请注意只能以此作为参考,而不可以完全套用其行为。

就算你从YouTube上看到了一些有价值的提升会议质量的点子,也不可完全照搬。

如果你从YouTube上欣赏到了电影《Glengarry Glen Ross》的某些片段(讲述某房地产营销公司的员工们在惨淡的市场环境下,如何运用各种忽悠手段售卖房屋的故事,片中充斥着各种打了鸡血式的鼓舞士气的桥段),工作中可千万要注意摒弃他们的做法,尤其要杜绝Alec Baldwin的行事作风(片中推销大师的饰演者,通过尖酸刻薄的语言令与会者无地自容)。

组织者既不应扮演调停人的角色,也不应是一位滔滔不绝的演说者,而应是形成决策,寻求解决方案的推动者,同时也是各类爽口点心的提供者。

对组织者的最后一条建议是:甜甜圈这些小点心的价值通常被严重低估了。 (译 | 寒雨)

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