扔掉成堆的纸质文件，学会有效地保留财务数据。
文∕J.D Roth
我是J.D，一个彻头彻尾的文件囤积者。我不敢扔掉任何东西，尤其是财务记录。二十多年来，我在各类鞋盒中塞满了赛百味的收据、已付的支票以及亚马逊的发票等。最近，我从一所1800平方英尺(约167平方米)的大房子搬到一个700平方英尺(约65平方米)的公寓，随着住房面积的减小，我不得不着手处理这堆纸质文件：我需要辨别哪些财务记录需要保留，要保留多长时间等。以下是我总结的一些经验。
为什么要保留财务记录?
保留财务记录的基本原因有两个。
保存历史记录。以购买一台电脑为例，你需要向美国国税局(IRS)证明，作为商务支出你确实花费了这笔钱;在维修人员上门时，通过收据可以查实这台电脑是否在保修期内;倘若电脑不幸被盗，也是向保险公司要求赔偿的有力证据。
留存个人信息。如果你是一个数据收藏癖，你可能希望保留记录，以便得知为邻居的小孩购买礼物花了多少钱，或者你什么时候买了一个新吸尘器。
哪些记录需要保留?
不管你的文件是电子账单还是纸质账单，美国国税局都建议你保留以下四类记录。
收入。W-2表格(雇主提供的个人上一年度工资和所得税账，)、1099表格(包括存款、股票、证券等各项投资及收，)、银行对账单及股票交易对账单等。
支出。购买物品的收据、发货单或者取消的订单等记录，以及向相关慈善机构捐赠的证据等。
房产。交易账单、发票、保险记录，装修或修缮的开支以及其他付款凭证等。
投资。股票交易对账单、共同基金报告，以及1099表格等相关记录。
记录需要保留多长时间?
在离开商店之前将所有收据都撕碎，还是事无巨细全部保留，哪怕每次吃三明治的收据都不例外?这是需要权衡的事情。美国国税局的指南似乎有些复杂，但是一般来说，你需要把握好以下几个时间点。
一个。收据。如果你通过银行或者信用卡完成某次交易，而又不需要这一收据纳税、投保或者保修的话，一个月以后就无需再保留了。
直至本年度账单送达。每月工资单，或者季度401k养老计划等。
七年。在售出有价证券(股票、债券等)后至少七年内，你需要保留好当初的股票交易确认书。与税务相关的记录文件，包括慈善捐助金以及一些商务开支的记录，也需要一并保存至少七年。
直至出售。与房产相关的，包括购买、修缮等票据，需持有至售出为止。
永远保留。为个人退休账户(IRA)支付资金的证据需要终身保留。
保存至何处?
将一切纸质文件扫描，无纸化将使一切井然有序。文件扫描软件能够将纸质材料转换成PDF格式，方便上传至在线服务商Dropbox等。如果你坚持保留纸版材料，可以准备一个大信封，在信封外写上相应年份，按照年度收纳相关收据及记录。
我明白经年累月保留的大多数财务记录，其实不需要继续存储，这令我感到非常轻松愉快。为此，我将这些可有可无的文件堆积到一起，并焚烧处理。经过慎重筛选，原本20个满满当当的鞋盒子，只留下了1个。当然，我保留好了我的搬家账单。 译/文岳
