文∕Ross Mccammon
要回答这个问题，我们需要一个基本前提：你的智力没有问题，也不是一个古怪的人，也就是说，你的邮件中不会出现大量的错别字或拼写错误;也不会在每次提出看法之后都会用“OK???!!!!”作为结束;更不会在邮件中使用晦涩难懂的地方方言。我们主要就两个方面进行探讨：语言直接和喜欢发表长篇大论。
如果你喜欢就一个问题发表长篇大论，那么解决的方法就是不要写那么长的邮件。如果你说话很直接，那么你很幸运，请继续这种习惯，不需要做任何改变。“语言直接”是商业运行的重要组成部分。
“是的，我是Steve，我现在需要10英镑的某某牌调味酱，请马上送到。”“好的，Steve，马上送到。”这是一段简单直接却行之有效的对话。请记住，说得越少，被误解的机会就越小。
邮件越简洁越好
最好的邮件回复内容是一个词：Yes。
“今天一起吃午饭么?”
“Yes。”
“一点半怎么样?”
“Yes。”
“中餐?”
“Yes!”
这样的邮件读起来就像詹姆斯-乔伊斯(James Joyce)所著《尤利西斯》中的最后一段，但是完全没问题，那是一本很好的书。这样回复邮件最大的好处就是能够减少邮件的往来频度，当你明确说出“好”的时候，对方能够立即明白你的想法，减少了邮件的来来回回。这一点能大大提高你的工作效率。这样回复邮件当然也有风险，它可能会让对方觉得有一点不舒服。但是和它所带来的好处相比，这样的缺点其实不值一提。在撰写电子邮件，特别是商务邮件的时候，感情并不十分重要。
已经有人正在促进用这样的方式写邮件。安德森(Chris Anderson)是著名的TED大会的运营者，TED是一家倡导开放且有着重要影响力的机构，TED大会在美国召集众多科学、设计、文学、音乐等领域的杰出人物，分享他们关于技术、社会、人的思考和探索。安德森在几个月前撰写了一篇文章，这篇文章被他称作“电子邮件宪章：十条提高电子邮件效率度的规则(The Email Charter: 10 Rules to Reverse the Email Spiral)”。这篇文章的主旨是为他人节省时间，所以这些规则中包含了诸如“为简洁欢呼”、“削减不必要的抄送”等规则。这些规则中，最好的当属“简短或回复慢并非粗鲁”这一条，这条规则的中心思想是：不要疑心别人在针对自己。放轻松，如果邮件回复的语气有些生硬，或者用了很长时间才回复，不要想太多。
安德森通过电话告诉我们：“我们要假设所有人都很忙，人们的收件箱里有许多未读邮件需要处理，他们还有各自的生活。那只不过是一封邮件罢了。”
沟通方式不止一种
我们建议，在撰写邮件的时候，想想这个问题：“罗伯特·德尼罗(Robert De Niro)会怎么写这封邮件?”(译者注：罗伯特·德尼罗，著名美国演员，奥斯卡影帝，作品有《教父2》、《愤怒的公牛》等，以说话简单而著称。)当你收到一封邮件，看完后，在回复邮件的时候把自己想像成罗伯特·德尼罗。你会发现，你自己的语言也会变得简单明了，你能想到的词通常会是：“当然、很好、是、不是、非常好、拜托以及抱歉”等。警告：把自己想像成罗伯特·德尼罗本人，而不是他演的那些角色，不然你会发现你的邮件中会出现“坐在那儿，别动，让他慢慢等死” (取自电影《Heat》)等血腥暴力语言。
你还会发现，当你在回复邮件的时候，如果需要打很多字，你更愿意给对方打个电话。罗伯特·德尼罗可不会坐在那里写一封冗长的邮件，他会给对方打个电话然后轻松地解决问题。另外一个情况就是，如果给你发邮件的人和你同在一间办公室内，你应该从椅子上站起来和对方进行一次面对面的交谈，这才是我们所知的最佳的沟通方式。
一个比我们更了解电子邮件的人支持我们的看法。施瓦贝尔(Will Schwalbe)和希普利(David Shipley)一起编写了《发送：商务及家庭邮件撰写基本向导》(Send:The Essential Guide to Email for Office and Home)一书。施瓦贝尔表示：“别人给我发了一封电子邮件，并不意味着我一定要给他回复另一封电子邮件。如果你被一封邮件搞得莫名其妙或是有点恼火，那就安排一次会议，或是给对方打个电话，或者和对方见个面，也可以写一封信，只要不是写邮件就好。很多情况下，解决问题的方式有很多，而写电子邮件却偏偏不是。”
这样做最大的好处在于，人们会把你当成罗伯特·德尼罗一样。也就是说，人们在给你发邮件的时候不会再有那些毫无意义的寒暄的词汇，比如“希望你上周末过得不错”;也不会再收到每句话后带着很多感叹号的邮件;也不会再收到足足500字长，最后还带上一直以来最差的结尾“你怎么看?”的邮件。
因为你是罗伯特·德尼罗，人们在给你回复邮件的时候会对应地做出改变，变得更有效率，目的性更强。有可能会对你有一丝畏惧，但是大部分情况下都会更有效率且目的性更强。
表达诚意与祝福的短语怎么用
我们认识一个在杂志社工作的人，他在邮件结尾处通常会加上一句话，“我们会合作得很好”。我们不知道他自己是否相信这个结论，很可能连他自己都不相信自己说的这句话，也许他是在讽刺着什么。但是没有关系，他这句充满希望与信心的话却很鼓舞人心。讽刺的是，这句话和效率一点都扯不上关系，甚至有点多余，却依然能让人信心百倍。造成这一点的原因在于，当你写一点点和邮件主题没有关系的话的时候，这些话能够更加引起别人的注意。
以“Thank you”一词举例。Thank you一词在邮件中有很多写法，例如“TY，Thx”等，另外就是全拼“Thank you”。在其他所有文体中，“Thank you”这种写法并不值得特别注意，但是在邮件中却不常见，这就使得这一写法能传达一种强烈的信息，让人感觉到诚意。这样的说法看上去有点小题大做，但是实践表明，在邮件中使用“Thank you”的全拼的确能让人印象深刻，也不可能被误解。 译/齐铭
实用技巧提示
1. 发送前请考虑是否需要抄送给自己。小心对待 抄送功能。
2 秘密抄送功能本身比你秘密抄送的对象，更体 现你的风格，要注意。
3 密送副本(BC)：最有意思的功能之一。
4. 不仅要假设你发送的邮件会被其他人转发，还要假设你的邮件有一天会作为证据在法庭内大声朗读，所以请谨慎撰写邮件。
5. 如果正本少于7个字，请直接把内容写在标题中。
6 邮件的签名档不应包含名人名言，无论是亚里士多德还是甘地，还是海利-威廉姆斯的畅销金曲。
7. 除非有人面临生命危险，不要使用叹号。
8. 如果有人面临生命危险，请使用其他联系方式，不要使用电子邮件。
9. 英文邮件中避免全部使用大写字母。
10 英文邮件中避免使用小型大写字母(译者注：small caps，是西文字体设计中一种字符形式，字形与大写相同但尺寸较小)。
11. 英文邮件中不要大小写混用，如：wHaTeVeRYoU cAlL tHiS。
12 如果需要使用一种既不单调又不失正式的字体，请使用Helvetica字体。
13. Verdana是最保险的字体。
